De uitdaging
Een dienstverlenende organisatie, die in korte tijd is uitgegroeid tot ruim 500 medewerkers, had de ambitie om het projectmanagement te professionaliseren.
Het doel was om ieder project te gaan beoordelen op basis van een aantal vaste criteria, om zo snel en objectief te kunnen bepalen welke projecten doorgang zouden vinden, met welke prioriteit en binnen welk budget.
De oplossing
We hebben geluisterd naar wat de klant nodig had om medewerkers zelf op een laagdrempelige manier nieuwe projectvoorstellen te laten indienen.
De vraagstelling is daarbij aangepast aan de gebruiker, die niet per se veel weet van projectmanagement. Op de achtergrond berekent het systeem de prioriteit en de impact op de organisatie en het budget en kent het voorstel een score toe.
Vervolgens kan het Project Management Office de ingediende voorstellen beheren, keuzes maken en via de flow de beoordeling regelen, tot aan de directiegoedkeuring aan toe.
Een dashboard en rapportage zorgen voor directe terugkoppeling aan de organisatie voor wat betreft de ingediende voorstellen. Goedgekeurde voorstellen stuurt de applicatie direct door naar het projectmanagementsysteem, waar het project verder wordt uitgewerkt, beheerd en bewaakt.
Het ontwikkelen van deze oplossing heeft in totaal rond de 24 uur gekost, in een periode van 3 weken. Een week na oplevering en een paar kleine aanpassingen is de applicatie door de organisatie in gebruik genomen.