In deze verklaring verschaft Actority, in dezen handelend onder de naam Codelez, informatie over de persoonsgegevens die worden verwerkt van betrokkenen. Actority gaat zorgvuldig met jouw gegevens om en zorgt ervoor dat elke verwerking voldoet aan de toepasselijke wet- en regelgeving zoals de WBP (Wet Bescherming Persoonsgegevens) en de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
TL;DR: Actority doet er alles aan om zorgvuldig om te gaan met jouw gegevens. We zullen gegevens nooit om commerciële redenen delen met derde partijen en al zeker niet als die partijen niet gevestigd zijn in de EER. We maken gebruik van cookies, maar alleen voor de verbetering van onze eigen werkwijze en dienstverlening en niet om je surfgedrag e.d. buiten onze eigen website te volgen.
Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die Actority verzamelt en verwerkt van betrokkenen in het kader van het gebruik van onze applicaties, afname van onze diensten en het bezoeken van onze websites.
Door het aanmaken van een gebruiker of het gebruik ervan in één van onze applicaties en/of het bezoeken van onze websites geef je toestemming aan Actority om jouw persoonsgegevens in overeenstemming met deze privacyverklaring verwerken.
Op onze website kunnen links naar andere websites staan. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud of de privacybescherming van deze websites. We adviseren dan ook om altijd de privacy statement van de betreffende website te lezen. Als je jonger bent dan 16 jaar verzoeken we je geen gegevens aan ons te verstrekken.
Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?
Actority, gevestigd aan de Oude Trambaan 125 te Leidschendam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 77222555 onder de naam Actority, met de geregistreerde handelsnamen TimeBandit en Codelez, is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Welke gegevens verwerken wij en voor welk doel?
Wij verzamelen slechts jouw gegevens en gegevens van jouw klanten die je toevoegt via onze applicaties. Dit heeft tot doel dat jij onze software kunt gebruiken waarvoor deze bedoeld is. We beheren exclusief de identificatie van en de beveiliging van jouw account, met als doel met een achterdeur te kunnen inloggen voor controle en ondersteuning van de juiste technische werking, verbetering en de juiste koppeling van gegevens. Daarnaast gebruiken wij jouw gegevens door je support te kunnen leveren en je te kunnen informeren over updates en nieuwe diensten.
Binnen Actority en onze applicaties worden gebruiksstatistieken geanalyseerd. Het doel hiervan is de inrichting alsmede de beveiliging te optimaliseren voor de bezoekers en/of gebruikers. Aan de hand van deze gegevens kan Actority de diensten zoveel mogelijk op de behoefte van de bezoekers en/of gebruikers afstemmen.
Wij delen uitsluitend gegevens met anderen wanneer je daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft, zoals betaaldiensten en gebruik van services van derden welke wij al dan niet als add-ons aanbieden.
Websites:
Tijdens bezoek:
-
- Ip-adres
-
- Surf- en clickgedrag
-
- Cookies
-
- Algemene bezoekgegevens, zoals de meeste bezochte pagina’s.
Bezoekers en/of gebruikers worden niet individueel gevolgd bij het surf- en clickgedrag. De gegevens in het contactformulier worden gebruikt ter identificatie en om contact op te kunnen nemen met de invuller van het formulier.
Applicaties:
Aanmaken account:
-
- Inloggegevens
-
- Gebruikersnaam c.q. e-mailadres.
-
- Wachtwoord (wordt versleuteld en als Token opgeslagen)
Bedrijfsgegevens:
-
- KvK-nummer
-
- Vestigingsadres
-
- E-mailadres(sen)
-
- BTW-nummer
-
- (mobiel) telefoonnummer
Personalia:
-
- Naam (voornaam, voorletters, tussenvoegsel en achternaam)
-
- Geslacht (optioneel)
Tijdens gebruik van je account:
Jouw relatiegegevens:
-
- Idem als bovenstaande (bij aanmaken account)
Andere relatiegegevens:
-
- Idem als bovenstaande
-
- Woonadres (straat, huisnummer, postcode, plaats, land)
-
- BSN-nummer(s) van medewerkers (alleen bij gebruik TimeBandit HRM)
-
- Gebruik (inlogdata, IP adressen, gebruik devices, clickgedrag, gebruik modules, genereren van aantal documenten, betaaltransacties)
Wanneer sprake is van extra modules of aanvullende diensten wordt er gebruik gemaakt van automatische besluitvorming. Per module of dienst worden aanvullend gegevens gevraagd welke daarvoor nodig zijn. Dit betreffen (persoons)gegevens welke de betrokken partij vraagt om haar dienst te kunnen leveren, deze worden in een koppeling vanuit ons webplatform gevraagd.
Om jou een goede service te kunnen bieden kan het voor bepaalde diensten of add-ons noodzakelijk zijn dat Actority aanvullende gegevens van jou nodig heeft. De verstrekking van jouw persoonsgegevens aan onze toeleveranciers is een wettelijke/contractuele/noodzakelijke voorwaarde om indien nodig een overeenkomst met onze toeleveranciers te sluiten. Wanneer je de gegevens niet verstrekt is het helaas niet mogelijk een overeenkomst met de specifieke toeleveranciers aan te gaan en kunnen wij de gevraagde dienst of add-on niet bieden.
Voor verder informatie en gegevensverwerking verwijzen wij naar de privacyverklaring van de partijen welke de diensten aan ons leveren.
Cookies
Op onze websites maken wij gebruik van (functionele en analytische) cookies die door jouw browser worden opgeslagen op jouw apparaat, bijvoorbeeld jouw computer, tablet of telefoon.
In deze cookies wordt informatie opgeslagen (zoals de instellingen van jouw pc en door jou aangegeven voorkeuren) om een volgend bezoek aan onze website te vergemakkelijken. Deze informatie bevat geen naam- of adresgegevens of andere persoonlijke gegevens. Je kunt jouw browser zo instellen dat je tijdens jouw bezoek aan onze website geen cookies ontvangt. In dat geval kan het echter gebeuren dat je geen gebruik kunt maken van alle mogelijkheden van onze website of dat je geen toegang hebt tot onderdelen van onze website. Actority maakt geen gebruik van speciale software of cookies om de identiteit of het gedrag van de individuele bezoeker te achterhalen.
Actority maakt gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe effectief onze Adwords-Advertenties bij Google zoekresultaatpagina’s zijn en hoe bezoekers onze website gebruiken. De informatie die hiervoor wordt verkregen waartoe het IP-adres behoort, wordt overgebracht naar Google. Deze gegevens worden door Google opgeslagen op servers die in de Verenigde Staten staan. Om hier meer informatie over in te winnen kan je het privacybeleid van Google nalezen en hiernaast het specifieke privacybeleid van Google Analytics. Actority heeft Google Analytics ingesteld aan de hand van de instructies van de Autoriteit Persoonsgegevens. Hierdoor is de invloed op de privacy van onze bezoekers minimaal.
De informatie wordt door Google gebruikt om rapporten over de website aan Actority te kunnen verstrekken, om te bekijken hoe de website gebruikt wordt en om haar adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden. Deze informatie kan door Google verschaft worden aan derden voor zover derden de informatie namens Google verwerken of wanneer Google wettelijk verplicht is tot informatieverschaffing. Actority heeft hier geen enkele invloed op. Actority heeft Google geen toestemming gegeven om de verkregen analytics informatie voor andere diensten van Google te gebruiken.
Met jouw toestemming plaatsen wij “tracking cookies” op jouw computer. Deze cookies gebruiken wij om bij te houden welke pagina’s jij bezoekt, om zo een profiel op te bouwen van jouw online gedrag. Nogmaals, dit profiel is niet gekoppeld aan jouw naam, adres, e-mailadres en dergelijke, maar alleen om advertenties af te stemmen op jouw profiel zodat deze zo veel mogelijk relevant voor jou zijn.
Hoe lang bewaren wij jouw gegevens voor deze doelen?
Actority bewaart de gegevens totdat betrokkenen het desbetreffende account en/of de applicatie afmelden c.q. opzeggen vermeerderd met de wettelijke informatieplicht van de fiscale autoriteiten. Tenzij de opzegprocedure de mogelijkheid geeft een andere variant te kiezen.
Betrokkenen kunnen op ieder gewenst moment zelf hun account opzeggen en vervolgens het verzoek indienen de onderliggende data te verwijderen. Actority kan er alsnog voor kiezen om bepaalde persoonsgegevens niet (direct) te verwijderen indien dit gezien wettelijke bewaartermijnen van Actority verplicht is, en het bewaren van deze gegevens geen onevenredige inbreuk maakt op jouw privacy.
Welke partijen hebben toegang tot welke gegevens?
Het is mogelijk dat Actority bij het uitvoeren van zijn diensten bepaalde persoonsgegevens deelt met derde partijen als dit redelijkerwijs noodzakelijk is. Deze partijen zijn:
-
- Externe Help- en supportdesk medewerkers
-
- Externe IT-ontwikkelaars
-
- Server/database beheerder(s)
Zij krijgen toegang tot de administratie van Actority met beperkte rechten waarbij zijn geen mogelijkheid hebben op het aanbrengen van rechtstreekse wijzigingen in het softwareplatform van Actority of onze andere diensten en financiële administratie. De toegang wordt slechts verleend wanneer er een lopende project onderhanden is met één of meer van bovengenoemde partijen. Zij hebben geen toegang tot persoonsgegevens van klanten van onze accounts. Voor server en database-beheer geldt dat data slechts toegankelijk is bij een calamiteit, of ter upgrade van de dienst.
Met de (externe) partijen die toegang hebben tot persoonsgegevens worden (voor zover mogelijk) de gegevens geanonimiseerd en worden er aparte overeenkomsten gesloten ter waarborging van geheimhouding en rechtmatige omgang met persoonsgegevens.
Wij zullen de persoonsgegevens nooit zonder toestemming verkopen, verspreiden of leasen aan derden die als doel hebben de gegevens te gebruiken voor directe marketing. Uitsluitend indien Actority hiertoe wettelijk is verplicht, worden persoonsgegevens verstrekt aan toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsinstanties. Actority zal in dergelijke gevallen passende maatregelen nemen die redelijkerwijs nodig zijn om te waarborgen dat jouw gegevens zo goed mogelijk worden beschermd.
Hoe beveiligen wij jouw gegevens?
Actority gaat uiterst zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens. Wij hebben verschillende passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatig gebruik, die gezien de daarmee gemoeide kosten en de aard van de persoonsgegevens redelijk zijn. Zo beveiligen wij onze systemen en applicaties volgens de geldende standaarden voor informatiebeveiliging.
Doorgifte buiten de EU
Actority zal jouw gegevens en die van jouw klanten nooit zonder noodzaak rechtstreeks verstrekken aan partijen in landen in of buiten de Europese Economische Ruimte.
Voor het gebruik van bepaalde functionaliteiten of add-ons kan doorgifte van persoonsgegevens wel van toepassing zijn. Is dit het geval, dan zal Actority bij doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte passende maatregelen nemen die redelijkerwijs nodig zijn om adequate bescherming van die persoonsgegevens te waarborgen.
Vragen en verzoeken om inzage, correctie en verwijdering
Een Account kan door de betrokkene op ieder gewenst moment worden opgezegd met inachtneming van de overeengekomen contractstermijn. Binnen het Account kunnen gebruikers tot aan het einde van de contractstermijn de door hun opgegeven informatie wijzigen. Je mag ons te allen tijde inzage verzoeken in jouw persoonsgegevens. Ook kan je ons verzoeken jouw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze onjuist, onvolledig of irrelevant zijn, of anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Je hebt het recht bezwaar te maken de verwerking van jouw persoonsgegevens. Heb je toestemming gegeven voor de verwerking van persoonsgegevens dan heb je het recht deze toestemming in te trekken. Ook heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
Als je klachten hebt over de manier waarop wij met jouw gegevens omgaan, laat ons dit dan weten, zodat wij hier mee aan de slag kunnen. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Vragen, bezwaren, verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van persoonsgegevens kunnen worden verstuurd naar:
Actority Consultants
Oude Trambaan 125
2265 DA Leidschendam
e-mail: info@actority.nl of info@codelez.nl
Indien je bent aangemeld voor een nieuwsbrief bevat elke nieuwsbrief instructies om voor de nieuwsbrief af te melden.
Bij wijzigingen in de privacyverklaring wordt je per e-mail of anderszins elektronisch op de hoogte gebracht.
Versie 15-10-2023